Notarielle Beurkundung, Vollzug und Beglaubigung
So ist der Ablauf eines Beurkundungsverfahren
Das Beurkundungsverfahren mit anschließendem Vollzug lässt sich sehr gut anhand eines notariellen Grundstückskaufvertrages darstellen.
Vorbereitung
Nach Beauftragung des Notars durch den Käufer oder den Verkäufer erstellt der Notar einen Kaufvertragsentwurf auf Grundlage der Angaben der Beteiligten. Er hat dabei den Willen der Beteiligten zu erfragen, den Sachverhalt zu klären und über die Trageweite des Vertrages zu belehren. Der Notar muss die Erklärungen der Beteiligten klar und unzweideutig im Vertrag festhalten.
Der Vertragsentwurf wird dann an die Beteiligten versendet mit der Bitte um Abstimmung eines Termins zur Beurkundung. Bei einem Verbrauchervertrag müssen vor der Beurkundung mindestens zwei Wochen vergehen; die Frist beginnt, wenn der Verbraucher den Vertragstext vom Notar bekommen hat. Zudem müssen die Erklärungen bei einem Verbrauchervertrag vom Verbraucher persönlich oder durch eine Vertrauensperson abgegeben werden.
Beurkundung
Die Beurkundung findet in der Geschäftsstelle des Notars (ausnahmsweise außerhalb der Geschäftsstelle) statt und folgt ebenfalls gesetzlichen Vorgaben. Nach Feststellung der Personalien der an der Beurkundung beteiligten Personen durch den Notar – in der Regel durch gültige Personalausweise – wird die Urkunde den Beteiligten in Gegenwart des Notars vorgelesen, von ihnen genehmigt und von ihnen und dem Notar eigenhändig unterschrieben. Mit der Unterschrift des Notars ist die Beurkundung abgeschlossen.
Vollzug der Urkunde
An die Beurkundung schließt sich der Vollzug der Urkunde an. Der Notar holt die erforderlichen Zustimmungen und Genehmigungen ein und erfüllt die ihm obliegenden Anzeige- und Mitteilungspflichten. Wenn die im Kaufvertrag bestimmten Fälligkeitsvoraussetzungen vorliegen und damit die Kaufpreiszahlung abgesichert ist, fordert er den Käufer zur Zahlung des Kaufpreises auf. Liegen später dann alle Umschreibungsvoraussetzungen vor, kann der Notar den Antrag auf Umschreibung des Eigentums beim Grundbuchamt stellen und der Käufer als neuer Eigentümer im Grundbuch eingetragen werden.
Notarielle Beglaubigung einer Unterschrift
Einige Gesetze sehen vor, dass Erklärungen öffentlich beglaubigt werden müssen. Hierdurch will der Gesetzgeber vor allem sicherstellen, dass die Identität des Erklärenden zweifelsfrei ist. Eine solche Erklärung muss schriftlich abgefasst sein und beglaubigt werden. Die Beglaubigung bezeugt dann die Richtigkeit der Unterschrift (oder eines Handzeichens). So ist es etwa für die Löschung einer Grundschuld grundsätzlich erforderlich, dass der Berechtigte – etwa eine Bank als Gläubigerin der Grundschuld – durch öffentlich beglaubigte Unterschrift die Löschung bewilligt, der Eigentümer muss seinerseits zur Löschung der Grundschuld im Grundbuch seine Zustimmung ebenfalls beglaubigen lassen. Der Notar bestätigt im Beglaubigungsvermerk, dass der Unterzeichnete sich ihm gegenüber identifiziert hat (in der Regel durch Vorlage des Personalausweises) und die Unterschrift in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt worden ist.
Notarielle Beglaubigung einer Abschrift
Bei einer der Beglaubigung einer Abschrift bescheinigt der Notar, dass die Abschrift mit dem ihm vorgelegten Original übereinstimmt. Der Beglaubigungsvermerk bezeugt die Übereinstimmung und soll angeben, ob es sich bei dem Original um eine Urschrift, eine Ausfertigung oder – einfache oder beglaubigte – Abschrift handelt. So kann es etwa zu Berichtigung des Grundbuchs erforderlich sein, den Namen der Eigentümerin nach Eheschließung zu korrigieren und hierfür eine beglaubigte Abschrift der Heiratsurkunde dem Grundbuchamt vorzulegen.
